Serviciile de imprimare administrată HP - Studiu de caz, Nestle

Serviciile de imprimare administrată ale HP transformă procesele de afaceri prin optimizarea infrastructurii de imprimare şi imagistică a unei companii şi prin perfecţionarea şi eficientizarea circulaţiei documentelor, administrând toate mijloacele de imprimare şi imagistică; serviciile de imprimare administrată HP ajută clienţii să îşi reducă costurile, să îşi crească productivitatea şi să diminueze impactul procesului de imprimare asupra mediului.

HP a fost identificată drept lider într-un sondaj recent derulat de IDC, “Servicii de imprimare administrată - Analiza pieţei globale şi a furnizorilor”(1). În eşantionul chestionat, HP a avut cea mai mare cotă de contracte de MPS noi şi în derulare între producătorii de imprimante. (2)
“HP şi-a extins capacităţile de livrare a serviciilor de tip MPS, folosind expertiza sa din domeniul IT şi continuăm să acoperim tot mai mult din piaţa de MPS în creştere şi să depăşim aşteptările”, a declarat Vyomesh Joshi, vice- preşedinte executiv, Imaging and Printing Group, HP. “Avântul nostru recent este o confirmare puternică a strategiei HP de stabilire de relaţii contractuale pe termen lung cu cele mai importante companii ale lumii, în calitatea noastră de lider al transformării imprimării digitale.”

NESTLE , Studiu de caz – Servicii de Imprimare Administrată (Managed Print Services)

Soluţie de servicii de imprimare administrată de la HP şi înregistrează o scădere cu 23% a costurilor şi o scădere cu 20% a consumului de hârtie
Industria: Producţie alimentară
Soluţia de servicii de imprimare administrată de la HP scade drastic consumul de hârtie şi costurile de imprimare pentru Nestle© Italia
Adoptarea soluţiei de servicii de imprimare administrată de la HP a fost o strategie înţeleaptă. Nu numai că am redus costurile cu 23% prin eliminarea costurilor de întreţinere, suport şi cartuşe, dar deasemenea am scăzut consumul de hârtie cu 20%.
“În plus, flota de echipamente este mai eficient gestionată şi avem o remarcabilă capacitate de imprimare confidenţială.” Tiziano Stopa, Manager - facility and technical procurement, Nestle© Group Italia.

Obiective:
Nestle© Group Italia a intenţionat să consolideze mediile de imprimare şi imagistică pentru a scădea costurile, a simplifica managementul, a îmbunătăţii suportul, a reduce uzul de consumabilele şi pentru a introduce imprimarea confidenţială.
Abordări:
•Implementarea unei soluţii de servicii de imprimare administrate (MPS) de la HP aliniată unui acord internaţional
•Implementarea soluţiei software SafeCom pentru “pullprinting”
Îmbunătăţiri IT:
•S-a creat un mediu de imprimare şi imagistică fiabil şi de înaltă calitate; consolidarea flotei a fost de 71%.
•Programul informatic SafeCom asigură imprimarea confidenţială şi capabilităţi speciale de “pullprinting” pentru informaţii sensibile.
Beneficii de business:
•reducerea costurilor cu 23%.
•scădere a consumului de hârtie cu 20% a condus la beneficii pentru mediu
•îmbunătăţirea managementului flotei minimizează timpii morţi, asigurând continuitatea operaţiunilor.
•“pull-printing” fluidizează fluxul de lucru, stimulează productivitatea.

În căutarea unei noi abordări a imprimării şi imagisticii la Milano, Nestle© Italia operează 18 unităţi de producţie şi două depozite în întreaga ţară inclusiv trei centre importante în Padova, Parma şi Perugia.
Produce 70 de mărci binecunoscute, ca Buitoni, Perugina, Kitkat, Maggi ca şi Gelaţi Motta, Nescafe, Nidina, Meritene, Sanpellegrino, Chinoa€şi Purina. Compania angajează peste 6.000 de oameni şi 1.150 din ei lucrează în trei clădiri multietajate la sediul central. Ca şi în alte mari organizaţii, personalul din departamentele de la sediul central imprimă, copiază, expediază şi primesc faxuri ca parte a îndatoririlor zilnice. De-a lungul anilor, flota de echipamente de imprimare şi imagistică a crescut la 400 de imprimante şi 56 de copiatoare în timp ce cele trei fabrici principale şi depozitele deţin 158 de echipamente. Nestle© Italia produce în mod uzual 12 miloane de pagini alb-negru şi 1,8 milioane de pagini color pe an. €œ
“Am decis să ne reanalizam mediul de imprimare şi imagistică înainte de a scăpa costurile de sub control, cu obiectivul de a reduce costurile, a simplifica managementul prin consolidare, a îmbunătăţi suportul şi a reduce volumul de consumabile. Numărul de cartuşe de toner şi cantitatea de hârtie creşteau constant de la an la an,” explică Tiziano Stoppa, manager - facility and technical procurement, Nestle© Group Italia. “Trebuia de asemenea să înţelegem cerinţele de imprimare individuale şi la nivel de departament, şi cine anume era autorizat să utilizeze echipamentele. Mai mult, câteva departamente, inclusiv cel de resurse umane, doreau posibilitatea imprimării confidenţiale astfel încât personalul neautorizat să nu poată vedea documente cu conţinut sensibil. Am cerut o abordare total nouă a infrastructurii noastre de imprimare şi imagistică.”
În concordanţă cu un acord internaţional semnat între Nestle© Group şi HP în urmă cu trei ani, Nestle© Italia a abordat HP şi a cerut o soluţie recomandată în această situaţie. “Am considerat întotdeauna HP drept un partener ideal pentru imprimare şi tehnologii multifuncţionale,” comentează Stoppa.

Soluţia combină servicii administrate şi SafeCom

Soluţia de servicii de imprimare administrată (MPS) implică înlocuirea celor 400 de imprimante de la sediul central cu 132 de dispozitive de imprimare multifuncţionale HP şi poziţionarea lor în mod strategic în cele trei clădiri de birouri.
În condiţiile în care personalul lucrează pe 32 de etaje, toate nivelele au câte un echipament A4 monocrom iar unele nivele au echipamente color sau A3. O soluţie similară de consolidare s-a aplicat în locaţiile din Padova, Parma şi Perugia. Pe ansamblu, soluţia consolidează flota de echipamente cu 71 de procente.
Nestle© Italia a dat la schimb vechile sale echipamente şi ia în leasing noile echipamente într-un sistem de plată pe măsura întrebuinţării. Întreaga afacere valorează, în cinci ani, 1.8 milioane euro şi include întreţinere, suport tehnic prin intermediul pachetului de servicii HP Care Packs cât şi livrarea şi debarasarea în siguranţă a cartuşelor de toner.
Pentru a rezolva aspectele de management al flotei de echipamente, imprimarea confidenţială şi monitorizarea costurilor pe departamente, toate echipamentele de la sediul central au software SafeCom. Utilizatorii autorizaţi trebuie doar să îşi treacă legitimaţiile pe lângă senzor pentru a-şi imprima documentele iar capacitatea de “pullprinting” le facilitează extragerea foilor rezultate în orice locaţie. Un instrument de management de la distanţă, pe serverul de imprimare, verifică dispozitivele de câteva ori pe zi pentru a evalua nivelul de toner în cartuşe. Consumabilele sunt astfel disponibile mereu înainte ca tonerul să se termine, scăzând timpul de nefuncţionare şi crescând productivitatea flotei de echipamente.

Economii majore şi scăderea consumului de hârtie

După implementarea soluţiei HP MPS, Nestle© Italia a remarcat schimbări dramatice ale infrastructurii sale de imprimare şi imagistică. Noua flotă de echipamente, foarte fiabilă şi economică produce documente de înaltă calitate în cadrul unui mediu sigur şi uşor de administrat iar gradul sau ridicat de disponibilitate menţine continuitatea operaţiunilor. Personalul nu îşi mai pierde timp pentru a rezolvă probleme cu imprimantele, serviciile HP Care Packs asigurând întreţinerea şi suportul tehnic. Costurile au scăzut cu 23 de procente iar consumul de hârtie s-a redus cu 20 de procente, echivalentul anual al 2,76 miloane de foi sau 5.500 de topuri. În condiţiile în care unele organizaţii de protecţie a mediului pretînd că buşteanul unui copac folosit pentru hârtie generează aproximativ 8.330 de foi, această înseamnă că Nestle© Italia protejează aproximativ 333 de copaci pe an, imbunatatindu-şi imaginea de protector al mediului înconjurător.
Programul SafeCom monitorizează consumul pe departamente şi oferă managementului importante informaţii despre costuri. Capacitatea de pull-printing asigurată de software creşte dramatic productivitatea personalului şi îmbunătăţeşte fluxul operaţiunilor; aceştia îşi pot imprima materialele oriunde ar lucra în clădire. O facilitate de imprimare confidenţială acentueaza securitatea imprimării introducând asigurarea că numai personalul autorizat are acces la informaţi sensibile, reducând riscurile operaţional.
“Aceste valori ale reducerilor de costuri se ridica la nivelul aşteptărilor noastre şi cred că, şi în continuare, consumurile de hârtie şi toner vor scădea. Reacţiile din partea utilizatorilor sunt foarte încurajatoare, ei consideră că echipamentele sunt uşor de folosit şi economisesc timp pentru că angajaţii pot obţine mai multe proiecte imprimate cu o singură deplasare, indiferent de localizare”, concluzionează Stoppa.

Soluţia pe scurt

Funcţiuni principale
• Imprimare, copiere, fax si scan-to-email
Echipament principal
• 16 x HP Color LaserJet 4730
Dispozitive MFP
• 21 x HP Color LaserJet CM4730
Dispozitive MFP
• 5 x HP Color LaserJet CM6040
Dispozitive MFP
• 8 x HP LaserJet 9040
Dispozitive MFP
• 5 x HP Color LaserJet 9500
Dispozitive MFP
• 34 x HP LaserJet M4345xs
Dispozitive MFP
• 1 x HP LaserJet M45035xs
Dispozitive MFP
• 30 x HP LaserJet M5035xs
Dispozitive MFP
• 1 x HP Color LaserJet CM1312nfi
Dispozitive MFP
• 6 x HP Color LaserJet 5550 printers
• 23 x HP LaserJet 4250 printers
• 12 x HP LaserJet 3055 printers
• 1 x HP Color LaserJet 9500hdn printer
• 1 x HP Color LaserJet 4650dtn printer
• 1 x HP LaserJet 3030 AIO printer
• 1 x HP LaserJet 4350tn printer
• 1 x HP Color LaserJet 4650dtn printer
Software principal
• SafeCom
Servicii HP
• HP Managed Print Services
• HP Care Packs – următoarea-zi-lucrătoare