UN STUDIU DESPRE MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR EVIDENTIAZA STRATEGIA DE CRESTERE A PROFITABILITATII

BUCURESTI - 17 februarie 2005

Comunicat tip General in IT&C

Conform unui studiu recent, prezentat astazi de divizia Global Services a companiei Xerox, firmele care acorda atentie modului in care sunt administrate documentele si informatiile sunt mai bine pregatite pentru reducerea costurilor, pentru a raspunde mai rapid la schimbarile conditiilor de piata si la cresterea profiturilor.

Mai mult, 68% din cei 550 de directori executivi din Statele Unite care au fost intervievati in cadrul studiului condus de IDC, firma de cercetare si consultanta in domeniul IT, au afirmat ca initiativele eficiente de management al documentelor genereaza imbunatatiri competitionale, profituri si venituri.
“Cand documentele – si informatiile continute de ele – sunt privite ca o componenta importanta a afacerii, companiile se afla intr-o situatie mult mai buna pentru a-si atinge obiectivele si a-si maximiza eficienta investitiilor tehnologice”, afirma Tom Dolan, presedinte al diviziei Xerox Global Services.
Principalele rezultate ale cercetarii:
•Aproximativ doua treimi dintre respondentii studiului au programe de reducere a costului total al managementului documentelor. In medie, acesti respondenti estimeaza ca vor obtine reduceri ale costurilor cu 20%.
•In timp ce persoanele care lucreaza in domeniul cunostintelor (cei mai bine platiti din economie) folosesc 20% din timpul de lucru zilnic pentru cautarea informatiilor in documente, in aproximativ 50% din acest timp nu gasesc ceea ce cauta.
•Respondentii studiului (66%) au fost de acord ca managementul eficient al documentelor influenteaza serviciile pentru clienti.
•Mai mult de jumatate din informatiile pe care companiile le pun la dispozitia clientilor se prezinta sub forma unor documente pe hartie. In clipa de fata, peste 60 de procente dintre respondenti nu au integrat cu succes documentele pe hartie in fluxurile lor de lucru digitale.
“In trecut, directorii IT au facut investitii in software pentru eficienta afacerilor lor”, spune Angele Boyd, vicepresedinte de grup la IDC. “Dar exista inca necesitatea unei strategii stricte de management al documentelor privind atat documentele pe hartie cat si pe cele electronice care se refera la oameni, procese si tehnologii”.
Concluzii suplimentare ale studiului
•Desi hartia continua sa joace un rol esential in afaceri, cei care au cresteri importante ale profitului au mult mai multe procese de lucru digitizate (49 procente) fata de cei care au inregistrat cresteri medii ale profitului (30 procente).
•Printre barierele informationale se afla continutul sau formatele de fisiere contradictorii (27 procente), problemele de cautare/identificare (22 procente) si cresterea restrictiilor reglementare (17 procente).
•Respondentii studiului confirma importanta adresarii informatiilor structurate (formulare, facturi etc.) cat si a celor nestructurate (e-mail, documente Word, Web etc.) intr-o strategie de management al documentelor.
•Aproximativ 40% din organizatii indica rolul important al managerilor IT in controlul modificarii proceselor ce privesc documentele dintr-o organizatie.
Rezultatele studiului sunt detaliate intr-un document IDC numit “Organizatiile isi indreapta atentia spre managementul informatiilor: Rolul documentelor in procesele de afaceri cu un inalt grad de eficienta”. Pentru accesarea documentului, vizitati www.xerox.com/globalservices si selectati ”White Papers”.


Metodologie
Rezultatele studiului, destinat masurarii impactului si potentialului proceselor de management al documentelor asupra evolutiei afacerilor, au fost obtinute prin interviuri telefonice cu 550 de directori executivi ai unor companii cu peste 500 de angajati din Statele Unite. Participantii la studiu au fost implicati in luarea de decizii privind procesele fluxului de lucru si cele de management al documentelor. Ei reprezinta sapte industrii, inclusiv din domeniile serviciilor financiare, sanatatii si productiei.

Permalink: https://www.comunicatedepresa.ro/image-forum/un-studiu-despre-managementul-documentelor-evidentiaza-strategia-de-crestere-a-profitabilitatii