Popularizarea solutiilor de document management – Document Express

Cunostintele, procedurile de lucru, informatiile si documentele organizatiei sunt un bun valoros – activele electronice ale organizatiei. In multe organizatii nu este clar reflectat si constientizat costul acestor informatii – cheltuielile pentru constituire si intretinerea lor, valoarea pierderilor rezultate din pastrarea necorespunzãtoare, nerespectarea, diseminarea si utilizarea greoaie a informatiilor.

Document Express asigura:


1. Registratura electronica – registrul de intrari-iesiri
Alocarea numerelor unice de intrare-iesire si gestionarea registrelor specifice (contracte, decizii management, procese-verbale samd). Documentele electronice se pot stoca si inregistra direct din sistem, documentele pe hartie se pot scana si incarca in sistem. Registratura asigura regasirea si vizualizarea documentelor pe baza numarului de inregistrare si a altor criterii de cautare.

2. Arhivarea automata a documentelor
Documentele neutilizate un numar configurabil de ani/luni se vor arhiva automat si vor trece din zona de documente active in zona de arhiva. Sistemul permite executarea cautarilor de documente in arhiva, vizualizarea si restaurarea acestora daca este cazul.

3. Gestioneaza biblioteca de documente electronice a organizatiei
Documentele, cunostintele, procedurile de lucru, informatiile, fisierele de lucru (word, excel, fisiere sursa etc) sunt pastrate in siguranta, asigurand un access facil la acestea. Se evita astfel problemele cauzate de pierderea documentelor, predari-primiri incomplete de documente, defectarea unor calculatoare din reteaua locala, stergeri eronate, ne-regasirea la timp a informatiilor necesare.

4. Cautarea si regasirea rapida a documentelor
Cautarile de documente sunt rapide, facile si usor de realizat. Se pot cauta documente dupa caracteristicile acestora, clientul/furnizorul de care apartin, autor, text continut in cadrul documentului samd.

5. Consola de lucru curent
-zona centrala in care sunt pastrate si replicate toate documentele din organizatie
-vizualizarea istoricului de modificari a fiecarui document
-accesarea documentelor comune si a formularelor tipizate (ISO, formulare interne, etc)
-asigura controlul documentelor pe care lucreaza mai multe persoane
-asigura drepturile de acces la nivel de utilizator sau grup

-usor de folosit, interfata „Windows like”
-regasirea usoara a documentelor – organizare pe directoare si subdirectorare
-cautari de documente la nivelul intregii organizatii, criterii avansate de cautare
-cautare dupa text din continutul documentelor
-fiecare utilizator are propria zona de lucru
-zone de lucru comune pe proiecte, departamente, grupuri de lucru
-check in - check out
-gestionarea metadatelor documentelor

Pentru mai multe informatii accesati www.infrasoft.ro