Cum reducem costurile folosind normarea muncii

Cât pot produce cu personalul existent? Chiar este nevoie să plătesc ore suplimentare? Cum pot şti care este performanţa muncitorilor mei? Trei întrebări al căror răspuns influenţează în mod direct costurile unei afaceri şi la care răspunde normarea muncii.

Scopul normării îl reprezintă determinarea timpul necesar pentru îndeplinirea unei sarcini, lucru ce duce în final la obţinerea a ceea ce numim norma de timp. În abordarea tradiţională, un cronometru, un clipboard şi un număr suficient de mare de măsurători sunt elementele necesare pentru obţinerea unei norme. „Un termen-cheie aici este suficient – aceasta pentru că numai prin realizarea unui număr corect de înregistrări orice contestare a rezultatului devine inutilă”, afirmă Romeo Mănescu, director tehnic al Stentor Consulting, firmă care oferă servicii profesioniste de normare a muncii. „Calculul normei de timp are în spate un aparat matematic care nu poate fi pus în discuţie. Dacă se sprijină pe un eşantion statistic relevant, rezultatul normării capătă valoare de adevăr ştiinţific”, continuă el.

Cronometrele sunt foarte bune când vorbim de procese care implică sarcini repetitive. De pildă, proiectele care au drept scop reducerea costurilor în fabrici folosesc cronometrarea. Dar ce se întâmplă în cazul personalului administrativ? Poate fi acesta normat? În această situaţie, putem determina fără probleme gradul de încărcare prin folosirea unei tehnici numite observare instantanee. Spre deosebire de normele obţinute cu ajutorul cronometrului, care dau valori precise de timp, observarea instantanee oferă o imagine exactă a ponderilor activităţilor. „Concret, la sfârşit putem spune: angajatul X a întocmit rapoarte 20% din timp, a stat de vorbă în procent de 30%, etc.”, concluzionează specialiştii Stentor Consulting. Aceasta este desigur un exemplu mult simplificat. În practică, se poate face o împărţire mult mai fină a activităţilor, rapoartele generate reflectând riguros tot ce a făcut angajatul pe parcusul zilei de muncă.

Având la dispoziţie aceste două instrumente un manager va avea o imagine exactă a pierderilor de timp. Iar cuantificarea acestor pierderi este primul pas pentru o creşterea productivităţii.

Odată determinat timpul de muncă necesar, avantajele aduse de un sistem de normare sunt multiple: estimarea costurilor de producţie, determinarea remuneraţiei, măsurarea randamentului maşinilor sau al lucrătorilor, evidenţierea pierderilor de timp şi a cauzelor acestora, etc. În economiile mature normarea muncii este folosită cu succes de zeci de ani în planificarea producţiei. Ea  ajută la eliminarea pierderilor de timp (şi, implicit, la reducerea costurilor) prin identificarea activităţilor care nu aduc valoare adăugată.  Prin implementarea unui astfel de sistem firma dvs. va produce mai repede şi mai ieftin.