Noutati legislative referitoare la arhivarea documentelor

BUCURESTI - 27 aprilie 2015

Comunicat tip Produse / Servicii in Afaceri

Legea contabilitatii, cunoscuta si ca Legea nr. 82/1991, a fost actualizata la inceputul acestui an, aducand, printre alte noutati, si cateva prevederi in privinta arhivarii documentelor contabile de catre companii si institutii publice. Aceste obligatii se adauga, evident, celor prevazute de legislatia din domeniul arhivarii, in speta de Legea Arhivelor Nationale.

Organizare arhive in depozitul Archivit

Organizare arhive in depozitul Archivit

Ce aduce nou Legea contabilitatii din 2015 in privinta arhivarii documentelor

1. Obligatia arhivarii si pastrarii documentelor contabile, conform legii, in cazul reorganizarii entitatilor cu personalitate juridica - ART. 25 (1)

2. Incadrarea in categoria “contraventii” a incalcarii obligatiei de pastrare si arhivare corespunzatoare a documentelor contabile (valabil inclusiv pentru documentele justificative!) - ART. 4 (2 si 3)

3. Sanctionarea incalcarii obligatiei de pastrare si arhivare corespunzatoare a documentelor contabile cu amenzi cuprinse intre 300 si 4000 RON - ART. 42 (1)

Ce alte obligatii legale au companiile in privinta arhivarii documentelor

Obligatiile legale prevazute de Legea contabilitatii actualizata in 2015 se adauga celor prevazute de Legea Arhivelor Nationale, cunoscuta si ca Legea nr. 16/1996 (republicata in 2014) si care sunt aplicabile tuturor creatorilor si detinatorilor de documente, deci si companiilor si institutiilor publice. Obligatiile stipulate de Legea Arhivelor Nationale vizeaza problematici diverse, cum ar fi Evidenta documentelor, Selectionarea documentelor, Pastrarea documentelor si Depunerea documentelor la Arhivele Nationale.

In ceea ce priveste pastrarea documentelor, amintim aici doar obligativitatea asigurarii unor conditii corespunzatoare de depozitare a tuturor documentelor si inregistrarilor, inclusiv prin amenajarea de spatii speciale pentru arhiva si dotarea acestora cu sisteme de prevenire si stingere a incendiilor.

Cum poate o companie sa evite riscurile incalcarii legislatiei din domeniul arhivarii

Legislatia din domeniul arhivarii este complexa si supusa modificarilor, ceea ce face ca respectarea intocmai a tuturor prevederilor legale sa fie destul de dificila. Practic, procesul arhivarii documentelor necesita cunostinte de specialitate, iar depozitarea arhivei trebuie sa respecte o serie de standarde de siguranta care presupun costuri semnificative.

Pe de alta parte, pe langa obligatiile legale, exista un interes strict managerial de a pastra documentele companiei perfect organizate si in buna stare, astfel incat sa poata fi accesate rapid, in orice moment.

Din motivele amintite, solutiile viabile pentru arhivarea si depozitarea arhivei sunt:

- Angajarea de personal calificat in domeniul arhivistic si asigurarea infrastructurii necesare pentru depozitarea in bune conditii a arhivelor (construirea sau dotarea corespunzatoare a unor spatii autorizate de depozitare)

Sau

- Externalizarea serviciilor de arhivare si depozitare – o solutie moderna, adoptata de un numar din ce in ce mai mare de firme de toate dimensiunile, ce presupune “delegarea” responsabilitatilor aferente arhivarii catre o firma specializata, atestata pentru desfasurarea activitatilor de arhivare, depozitare si management documente.

Desi teoretic cele doua solutii pot parea la fel de bune, atata timp cat asigura atingerea standardelor calitative, in practica beneficiile externalizarii serviciilor de arhivare si depozitare sunt clare:

- Evaluarea gratuita a situatiei curente de catre un specialist in arhivistica – acesta este in masura sa va ofere consultanta pentru optimizarea activitatii de arhivare, precum si o analiza comparativa a costurilor aferente arhivarii interne, respectiv externe;

- Organizarea corecta a arhivei – pe langa certitudinea respectarii prevederilor legale, aveti si garantia accesului rapid la documente;

- Detinerea controlului asupra tuturor operatiunilor derulate prin delegarea reprezentantilor autorizati pe nivele de acces;

- Pastrarea arhivei in spatii autorizate si avizate – este mult mai simplu sa apelati la o firma de arhivare care detine spatii de depozitare autorizate, decat sa construiti/amenajati si autorizati spatii proprii;

- Reducerea costurilor pe termen lung – documentele firmei sunt pastrate strict pe perioadele prevazute de lege, evitand costurile depozitarii dupa expirarea termenelor legale de pastrare

In concluzie, externalizarea serviciilor este de departe cea mai buna solutie pentru arhivarea documentelor oricarei companii sau institutii publice, cu conditia ca firma care presteaza serviciile sa fie autorizata, sa aiba infrastructura corespunzatoare si personal specializat.

Firma Archivit, parte a grupului israelian Villar International, indeplineste cu brio criteriile amintite, fiind si singura firma de arhivare din Romania care detine un depozit pentru arhive special construit. Pentru mai multe detalii, luati legatura cu un consultant Archivit!

Despre ARCHIVIT

Firma de arhivare si management documente, subsidiara a grupului Villar International, lider de piata in industria serviciilor de management al documentelor si inregistrarilor din Israel.
Archivit detine in prezent cel mai modern centru pentru depozitare arhiva din Romania.

Permalink: https://www.comunicatedepresa.ro/archivit/noutati-legislative-referitoare-la-arhivarea-documentelor