Concediile post-restricții: unele companii riscă să intre în blocaje temporare în această vară

Conform datelor recente furnizate de Organizația Mondială pentru Turism (UNWTO), turismul în primul trimestru al anului 2021 a fost cu 85% mai scăzut decât perioada similară din 2019. Dar previziunile la nivel global pentru a doua jumătate a anului sunt relativ optimiste, cu scenarii care arată o posibilă creștere cu 66% a călătoriilor în iulie 2021, față de iulie 2020, și un septembrie cu 22% creștere față de aceeași lună a anului trecut. 

Ce se întâmplă cu companiile dacă se iau concedii în masă? 

O dată cu relaxarea restricțiilor cauzate de COVID-19, economia românească s-ar putea confrunta cu un efect secundar neașteptat.

Este vorba despre zilele de concediu de odihnă nefolosite, acumulate de către angajați în 2020 și prima parte a lui 2021. O parte din angajații companiilor românești are acum de efectuat, în a doua parte a anului, zile de concediu cu 5-7 în plus față de media obișnuită.

Există mai multe motive pentru care angajații multora dintre companiile românești nu și-au exercitat la maximum dreptul la zile libere. Unul dintre ele este faptul că restricțiile de călătorie i-au împiedicat să facă niște vacanțe în toată regula. Un altul este creșterea numărului de cazuri de lucru de acasă, care le-a oferit unor angajați mai multă flexibilitate în program și, drept urmare, mai puțină nevoie de a lua zile libere. 

În același timp, anul acesta nu a existat un extrasezon propriu-zis, care să se suprapună peste măsurile de relaxare. Iar planurile pentru o posibilă vacanță în extrasezonul de toamnă au în continuare un grad de risc. Există încă temeri și incertitudini legate de un potențial val 4 al pandemiei și de o nouă serie de restricții de călătorie.

Rezultatul? Foarte mulți angajați vor dori să meargă în vacanță în perioada imediat următoare. Iar unele previziuni din sectorul corporate spun că acest lucru are potențialul de a crea blocaje în companiile care nu s-au pregătit pentru această situație.

Ce spune Codul Muncii despre concedii? 

Dreptul la concediul de odihnă este intangibil, însă condițiile în care acesta este luat pot fi stabilite de către angajator. Articolul 148 din Codul Muncii stabilește dreptul angajatorului de a stabili programări colective sau individuale pentru concedii, dar cu anumite limitări. Aceste prevederi generale din Codul Muncii sunt completate de reguli stabilite la nivelul contractului colectiv sau individual de muncă. 

În mod normal, concediul trebuie efectuat în fiecare an, dar articolul 146 din Codul Muncii spune că, în cazul în care există motive justificate (în ce măsură pandemia e un motiv justificat este discutabil) pentru care nu se poate efectua în anul calendaristic în cauză, acesta poate fi reportat, dar nu dincolo de 18 luni începând cu anul următor. Așadar, cei care mai au zile de concediu rămase din 2020, pot și trebuie să le ceară până în 30 iunie 2022.  

Nu toate companiile sunt în aceeași situație

Companiile sunt mai bine sau mai prost pregătite pentru situația concediilor în masă. Putem vorbi despre câteva cazuri distincte:

- Companiile din sectoare puternic afectate de pandemie, unde a existat deja o reducere a activității și unde angajații au fost nevoiți să efectueze concedii pentru că pur și simplu nu era suficient de lucru. În acest caz există mai puține zile libere neconsumate. Chiar și așa, sezonul fiind relativ scurt, ar putea exista suprapuneri majore între concediile personalului.

- Companiile în care departamentul de HR a prevăzut situația și a implementat măsuri din timp. Acolo unde s-a făcut o planificare și previzionare a perioadelor de concediu, iar angajații au fost încurajați să nu reporteze prea multe zile libere, situația ar putea fi relativ sub control.

- IMM-urile unde nu există un departament HR sau unde acesta are un rol mai limitat, administrativ, sau cele unde angajații nu au avut niciun fel de presiune de a efectua concediile. Acestea sunt în situația cea mai dificilă din punct de vedere al planificării perioadei următoare.

Există exemple pozitive din mediul corporate, unde buna coordonare dintre manageri și angajați a prevenit situațiile neplăcute, inclusiv posibilitatea reportării zilelor de concediu. 

“În cadrul echipei pe care o conduc, nu avem problema concediilor în masă, pentru că planificăm aceste aspecte din timp.”, spune Daniel Mureșan, manager la o companie germană din domeniul automotive. “Concediul se planifică de la începutul anului și, la nivelul echipelor de lucru, ne asigurăm să nu existe suprapuneri prea mari. Aceeași abordare am avut-o în cadrul echipei și anul trecut, chiar în contextul pandemiei.”

Digitalizarea activității ar putea reduce riscurile provocate de concediile în masă

Câtă vreme instituțiile nu au fost presate de nimic, nu au implementat complet digitalizarea. Dar odată ce contactul direct între oameni a trebuit limitat, s-au găsit în timp record soluții care să facă posibilă munca într-un spațiu de interacțiune virtual. În afară de companiile care se bazează pe producție, mai toate activitățile economice și din administrația publică s-au mutat online.

De ce este acest lucru important? Pentru că digitalizarea a oferit posibilități suplimentare de coordonare a muncii în departamente și companii. Iar de acum firmele nu ar trebui să aibă niciun obstacol în a implementa sisteme digitalizate, care să reducă dependența de un angajat sau altul. Astfel, dacă toate datele și activitățile companiei sunt într-un sistem unic, accesibil de către toți membrii echipei, sarcinile se pot realiza chiar dacă o parte din angajați lipsesc.

“Dacă ai un sistem de lucru digitalizat, poți să deschizi un dashboard și să vezi oricând în ce stadiu se află o activitate, care este istoricul problemei și cine s-a mai ocupat de ea. Nu mai trebuie să suni pe cineva care s-ar putea să fie în concediu și să nu îți răspundă. Lucrurile pot merge înainte, indiferent cine lipsește de la birou. Poate lipsi chiar și managerul, dar lucrurile tot vor merge înainte, prin inerția sistemului”, spune Corina Leahu, manager de departament la MiniCRM. “În cazul nostru, e vorba chiar de sistemul creat de noi: un soft CRM. Noi lucrăm doar în sistem și asta ne ajută să putem prelua foarte ușor clienți și task-uri unul de la celălalt. Dacă cineva pleacă în concediu, nu pleacă și datele o dată cu el/ea.”

Chiar și în situația fericită în care totul este foarte bine pregătit, unele sincope în activitate sunt în continuare posibile, dacă lipsesc mai multe personaje-cheie din companie sau dacă perioada de concedii se suprapune nefericit peste o perioadă de onboarding pentru angajați noi. Însă chiar dacă digitalizarea nu înlătură problema definitiv, ea reduce considerabil riscurile.