omfp 945 - sistemul de control intern managerial

Programul nostru de consultanţă pentru implementarea OMFP 946/2005 presupune parcurgerea următoarelor etape:

1.     Analiza iniţială a sistemului de control managerial existent în cadrul entităţii publice.

În cadrul acestei prime etape, consultantul ROM QUALITY CERT va evalua gradul de implementare a sistemului de control intern/managerial în cadrul fiecărui compartiment din structura organizatorică a entităţii publice.

2.     Constituirea unei structuri (comisie) cu atribuţii privind organizarea, implementarea şi menţinerea sistemului de control intern/managerial.

În această etapă, se va stabili componenţa comisiei (grupului de lucru), formată din angajaţii entităţii publice, care vor fi responsabili de desfăsurarea activităţilor necesare implementării sistemului de control intern/managerial. Recomandăm prezenţa sefilor de compartimente/departamente din cadrul entităţii publice.

3.     Stabilirea Regulamentului de Organizare şi Funcţionare (ROF) al comisiei.

Se va întocmi un regulament de organizare şi funcţionare al comisiei de lucru, care va conţine următoarele capitole: dispoziţii generale, structura organizatorică a comisiei, organizarea şedinţelor şi mecanismul de luare a deciziilor, atrubuţiile comisiei, atribuţiile preşedintelui comisiei, atribuţiile secretariatului comisiei, atribuţiile conducătorilor de compartimente, dispoziţii finale.

4.     Elaborarea programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.

Consultantul ROM QUALITY CERT, împreună cu grupul de lucru, vor elabora un program de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, în cadrul căruia se vor preciza direcţiile de acţiune, activităţile, responsabilii precum si termenele până la care trebuiesc realizate activităţile stabilite în program.

5.     Implementarea sistemului de control intern/managerial. Etapa presupune derularea de către comisia de lucru a activităţilor prevăzute în cadrul programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, sub atenta coordonare şi îndrumare a consultantului ROM QUALITY CERT. Etapa se desfăşoară numai împreuna cu membrii comisiei de lucru. Se va avea în vedere conformarea entităţii publice cu toate cerinţele prevăzute de cele 25 de standarde ale OMFP 946/2005, si anume:

STANDARDUL 1 – ETICA, INTEGRITATEA

Elaborare decizie responsabil conduita etică;Elaborare/actualizare cod de conduită etică;Comunicarea codului de conduită etică catre angajaţii entităţii publice;Proces verbal de luare la cunoştiinţă a prevederilor codului de conduită etică.

STANDARDUL 2 – ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI

Definirea/actualizarea misiunii si a politicii entităţii publice;Elaborarea/actualizarea ROF, RI, fişe de post;Elaborare/actualizare organigramă.

STANDARDUL 3 – COMPETENŢĂ, PERFORMANŢĂ

Identificarea/actualizarea nevoilor de instruire a personalului;Elaborarea/actualizarea planului anual de pregătire profesională a angajaţilor;

STANDARDUL 4 – FUNCŢII SENSIBILE

Decizie numire responsabil inventariere funcţii sensibile;Inventarierea funcţiilor considerate a fi sensibile;Listă cu salariaţii care ocupă funcţii sensibile;Politica de rotaţie/programul de controale suplimentare a persoanelor care ocupă funcţii sensibile;Planul de rotaţie al persoanelor care ocupa funcţii sensibile;Procedură pentru definirea şi inventarierea funcţiilor sensibile.

 STANDARDUL 5 - DELEGAREA

Elaborare fisă de delegare a competenţelor;Procedură privind delegarea de competenţă.

 STANDARDUL 6 – STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

Elaborare/actualizare/aprobare organigramă.

 STANDARDUL 7 - OBIECTIVE

Elaborare/actualizare/inventariere obiective generale;Elaborare/actualizare/inventariere obiective specifice SMART la nivelul compartimentelor;Elaborare/actualizare/inventariere activităţi specifice la nivelul compartimentelor;Elaborare procedură privind stabilirea obiectivelor.

 STANDARDUL 8 - PLANIFICAREA

Aprobarea obiectivelor şi stabilirea măsurilor necesare realizării acestora;Actualizarea BVC conform obiectivelor stabilite.

 STANDARDUL 9 - COORDONAREA

Centralizarea măsurilor pentru asigurarea coordonării activităţilor necesare a fi desfăşurate pentru realizarea obiectivelor.

 STANDARDUL 10 – MONITORIZAREA PERFORMANŢELOR

Definirea pentru fiecare obiectiv a unor indicatori cantitativi şi/sau calitativi relevanţi;Comunicarea angajaţilor a indicatorilor şi a modului de măsurare a performanţelor;Stabilirea unui sistem de monitorizare şi raportare a performanţelor.

 STANDARDUL 11 – MANAGEMENTUL RISCULUI

Decizie stabilire responsabili de riscuri pentru fiecare compartiment al entităţii;Elaborare procedură privind managementul riscurilor în cadrul organizaţiei;Identificarea şi analiza riscurilor;Gestionarea riscurilor identificate şi evaluate;Elaborarea/actualizarea Registrului de riscuri.

 STANDARDUL 12 - INFORMAREA

Stabilirea documentelor şi a fluxurilor de informaţii necesare îndeplinirii sarcinilor de către fiecare compartiment;Stabilirea modului de utilizare a sistemelor informatice în scopul colectării şi prelucrării informaţiilor (intranet, mail, softuri specializate).

 STANDARDUL 13 - COMUNICAREA

Elaborare procedură privind comunicarea internă şi externă.

 STANDARDUL 14 – CORESPONDENŢA ŞI ARHIVAREA

Elaborare procedură pentru primirea/expedierea, înregistrarea si arhivarea corespondenţei.

 STANDARDUL 15 – IPOTEZE, REEVALUĂRI

Formularea de ipoteze/premise acceptate prin consens, necesare pentru stabilirea obiectivelor specifice.

 STANDARDUL 16 – SEMNALAREA NEREGULARITĂŢILOR

Elaborare/actualizare procedură privind controlul neregularităţilor;Elaborare raport de sesizare neregularitate;Raport de acţiuni corective;Elaborare/actualizare procedură Acţiuni corective.

 STANDARDUL 17 - PROCEDURI

Stabilirea activităţilor procedurabile – procese de muncă cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli şi norme de lucru general valabile în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă a obiectivelor compartimentului/entităţii publice;Elaborare procedură privind elaborarea procedurilor;Elaborarea procedurilor operaţionale formalizate pe activităţi (achiziţii, relaţii publice, resurse umane, juridic, financiar-contabil, economic, audit intern, etc);Comunicarea procedurilor întocmite către personalul entităţii publice.

 STANDARDUL 18 – SEPARAREA ATRIBUŢIILOR

Asigurarea şi monitorizarea respectării separării atribuţiilor.

 STANDARDUL 19 - SUPRAVEGHEREA

Stabilirea de măsuri de supraveghere şi supervizare a activităţilor.

 STANDARDUL 20 – GESTIONAREA ABATERILOR

Elaborare procedură privind gestionarea abaterilor;Raport de semnalare al abaterii de la procedură;Raport de analiză al abaterilor.

 STANDARDUL 21 – CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII

Identificarea evenimentelor posibile generatoare de întreruperi în derularea unor activităţi;Elaborare plan pentru continuitatea activităţilor.

 STANDARDUL 22 – STRATEGII DE CONTROL

Elaborarea planului/strategiei de control pentru îndeplinirea obiectivelor;Monitorizarea stadiului de îndeplinire al obiectivelor.

 STANDARDUL 23 – ACCESUL LA RESURSE

Reglementarea accesului angajaţilor la resurse prin acte administrative;Monitorizarea accesului salariaţilor la resurse.

  STANDARDUL 24 – VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI

Stabilirea de responsabilităţi prin fişele postului cu privire la autoevaluarea sistemului de control intern/managerial;Elaborarea regulamentului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial;

 STANDARDUL 25 – AUDITUL INTERN

Îndeplinirea programului de audit şi asigurarea unui număr suficient de auditori interniEfectuarea de misiuni de consiliere pe tema controlului intern/managerial.

Dupa parcurgerea acestor etape, sistemul de control intern managerial OMFP 946/2005 este conform cu cerintele prevazute in cele 25 de standarde de management / control intern.