De la haos la claritate: O strategie in 8 pasi pentru dezvoltarea indicatorilor de performanta cu kpidirectory

Deciziile inteligente au nevoie de informatii clare. Exista multe bariere in extragerea datelor pentru calculul indicatorilor de performanta. De cele mai multe ori informatia exista, insa este disparata, fiind inregistrata in diferite forme, in departamente separate si folosind baze de date sau fisiere multiple.

De asemenea o atitudine defetista sau o neintelegere a tehnologiei impiedica companiile sa gaseasca cele mai bune solutii disponibile pentru calculul acestora. Calcularea unui KPI poate necesita date din sistemul ERP, sistemul software folosit in logistica (WMS), sistemul de management al relatiei cu clientii (CRM), informatii existente la terti sau in diferite fisiere excel pe care fiecare angajat le are si le actualizeaza.

Obtinerea claritatii nu este usoara, insa beneficiile ei sunt substantiale

ne ajuta sa identificam slabiciunile in procesele companieine arata care sunt strategiile performante astfel incat ele sa poate fi replicatene ajuta sa identificam eficienta angajatilor si a partenerilor care furnizeaza servicii sau produse companiei.

O strategie 8 pasi de dezvoltare eficienta a indicatorilor de performanta

Creeaza o echipa responsabila Scopul echipei este de a stabili un set de definitii comune in ceea ce priveste indicatorii de performanta. De exemplu, ce inseamna “Livrari la timp”? Un produs este livrat atunci cand pleaca din depozitul dumneavoastra sau este livrat atunci cand exista un feedback din partea clientului de primire a produsului? Pana cand o definitie exacta este stabilita este posibil ca fiecare departament sa inregistreze informatia diferit, rezultand astfel mai multe valori pentru acelasi indicator de performanta. Pentru ca un indicator de performanta sa fie de incredere toata lumea trebuie sa utilizeze aceeasi definitie pentru acelasi termen.

Stabileste indicatorii de performanta

In dezvoltarea indicatorilor de performanta, ai in minte urmatoarele reguli:

Trebuie sa fie aliniati cu strategia ta de business

Trebuie sa fie usor de inteles

Trebuie sa initieze  actiuni. Nu are nici un sens sa masori un indicator daca nu poti lua nici o decizie prin care sa il poti imbunatati

Trebuie sa aiba un responsabil, iar acesta sa poata influenta valoarea indicatorului

Smart Solutions Factory isi ajuta clientii atat printr-o librarie de indicatori de performanta grupati pe arii de interes cat si prin expertiza in diverse verticale de business ca : distributie, servicii, productie si retail.

Stabileste cat de des se vor masura indicatorii de performanta Dupa ce ai stabilit care sunt indicatorii care se vor masura, e timpul sa stabilesti frecventa de masurare. Aceasta depinde de  indicator si companie. In principiu ai grija ca frecventa sa fie relevanta pentru business si pentru indicator. De exemplu, daca compania ta face vanzari consultative, in care ciclul decizional de cumparare este lung, nu vei masura vanzarile zilnic.

Determina sursele de date Urmatorul task pentru echipa este de a identifica cele mai bune surse de date in colectarea informatiei.  Din fericire interconectarea la nivelul sistemelor software a evoluat mult iar companiile au acum mai multe optiuni in colectarea informatiei. Exploreaza toate posibilitatile de la sisteme informatice la fisiere excel sau introducerea manuala a datelor. Un indicator de performanta este la fel de credibil pe cat este informatia pe care el o are la baza.

Prioritizeaza indicatorii de performanta Numai dupa ce ai identificat sursele de date si stii ca toti indicatorii pot fi masurati poti trece la judecarea relevantei lor. Din toate informatiile existente care influenteaza cel mai mult procesul decizional ? Care informatii sunt folositoare dar nu critice ? Raspunsul la aceste intrebari va varia de la companie la companie. De exemplu o companie care doreste sa isi imbunatateasca timpul de livrare va judeca diferit prioritatile fata de un competitor din acelasi domeniu care doreste sa isi reduca stocurile. In timp, odata cu schimbarea prioritatilor companiei va fi necesar ca importanta  indicatorilor de sa fie reevaluata si conectata la noile realitati de business.

Identifica utilizatorii Urmatoarea intrebare la care echipa trebuie sa gaseasca un raspuns este: Cine va avea acces la indicatori ?. Din nou raspunsul difera de la companie la companie. Exista companii pentru care transparentizarea performantei este o necesitate, altele pentru care influenta unui department asupra altuia poate duce la ineficienta.

Extrage datele Urmatorul pas in proiect este extragerea de date. In acest pas este posibil sa fie necesar upgrade-ul de software, diverse dezvoltari sau prelucrare manuala . In orice caz va fi un proces dificil dar beneficiile lui isi vor merita rabdarea. Evita temptatia de a face acest pas mai devreme in proces. Inainte de a stabili clar prioritatile si definitiile este posibil ca acest pas sa duca la compromisuri. Informatie valoaroasa poate fi pierduta, in acest fel slabind scopul indicatorilor de performanta si procesul decizional.

Afiseaza rezultatele Avand deja datele,  urmatorul pas este de a stabili  unde si cum vor fi acestea afisate.Modul de prezentare a datelor este la fel de important ca si colectarea lor. De obicei sistemele ERP si BI nu sunt construite pentru acest lucru. In general  este nevoie de o solutie specializata ca kpidirectory. Vezi cum te poate ajuta kpidirectory in afisarea rezultatelor accesand paginile noastre de rapoarte si dashboard.