9 din 10 companii constientizeaza utilitatea arhivarii electronice
BUCURESTI - 24 iulie 2006
Comunicat tip General in Afaceri
In mediul de afaceri actual, capacitatea de a utiliza informatia potrivita la momentul potrivit reprezinta o premisa a succesului in afaceri. Pentru cele mai multe companii, identificarea de noi modalitati de organizare, gestiune, protectie si stocare a documentelor si a informatiilor confidentiale se prefigureaza a deveni o preocupare constanta.
Dar putem vorbi despre eficienta in conditiile in care suntem nevoiti, sa cautam, zilnic, informatia dorita in stive nesfarsite de documente, mai mult sau mai putin structurate?
Un studiu realizat de TERRADOX Solutions indica faptul ca 9 din 10 companii sunt constiente de utilitatea serviciilor de arhivare electronica si stocarea acestora in structuri organizate.
Potrivit aceleiasi surse, principalele probleme asociate utilizarii documentelor in format fizic vizeaza atat necesitatea alocarii unui spatiu suplimentar de depozitare a acestora, cat si dificultati legate de regasirea informatiilor necesare, sau de uzura acestora in urma utilizarii frecvente a hartiei.
Astfel, aproape jumatate din companiile respondente sustin ca regasirea unui singur document, stocat in arhiva fizica, necesita un interval de timp de mai mult de cateva minute. Devine important sa punctam faptul ca folosind solutii de content/document management regasirea informatiei dorite presupune un interval de timp de ordinul secundelor.
Totodata, accesul dificil la documentele fizice stocate in locatii diferite este unul dintre inconvenientele cu care se confrunta companiile la ora actuala. De aceea, aproape 78% din esantionul supus studiului este nevoit, sa pastreze documentele de uz curent in aceeasi locatie in care angajatii companiei isi desfasoara activitatea.
Pastrarea in siguranta a documentelor confidentiale si eliminarea riscului de pierdere a acestora sunt considerate cele mai importante beneficii asociate utilizarii documentelor in format electronic, potrivit studiului realizat de TERRADOX Solutions. Alaturi de acestea, regasirea usoara a documentelor necesare, prin intermediul unor criterii prestabilite de cautare, dar si accesul controlat la acestea, reprezinta alte argumente in favoarea utilizarii unei arhive electronice.
De asemenea, studiul dezvaluie faptul ca, in prezent, 3 din 4 companii lucreaza in egala masura atat cu documente fizice cat si electronice, in timp ce una din cinci companii utilizeaza in principal documente fizice. Un procent de doar 6% din companiile incluse in analiza folosesc cu precadere documente electronice.
Perceptia pozitiva a jucatorilor din piata asupra avantajelor competitive asociate utilizarii unei arhive electronice este evidenta daca luam in considerare procentul foarte redus, de numai 3,5% al celor care considera complet inutila conversia documentelor fizice in documente electronice.
Studiul a fost realizat pe un esantion de 380 de companii romanesti, din diferite sectoare de activitate, a caror cifra de afaceri depaseste 1 milion Euro. In ceea ce priveste reprezentativitatea sondajului, aceasta a fost asigurata la nivel national, intr-o marja de eroare de +/- 5%.
Despre Terradox Solutions
TERRADOX Solutions pune la dispozitie solutii de procesare a datelor si documentelor, solutii de lucru colaborativ si de gestiune a imprimarii.
B-dul Dimitrie Pompei Nr. 10 A Cladire Conect, Etj. 5, Sector 2, Bucuresti, Romania
Tel:+4 021 319 37 01/02
contact@terradox.ro